Zgłaszanie naruszeń przez sygnalistów

Powiatowy Bank Spółdzielczy w Zamościu, jako instytucja zaufania publicznego przykłada szczególną wagę do zapewnienia przestrzegania w Banku prawa, procedur wewnętrznych oraz obwiązujących standardów etycznych, zapewniających legalność i rzetelność działania Banku. W związku z powyższym Bank wprowadził „Politykę zgłaszania naruszeń przepisów prawa oraz obowiązujących procedur i standardów etycznych”, zwaną dalej Procedurą, sporządzoną w oparciu o przepisy:

• Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe;
• Ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
• Rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 8 czerwca 2021 r. w sprawie systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej oraz polityki wynagrodzeń w bankach.

Zgodnie z obowiązującą w Banku Procedurą sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

• Pracownik lub były Pracownik Banku,
• Pracownik tymczasowy,
• osoba świadcząca na rzecz Banku pracę na innej podstawie niż stosunek pracy,
  w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• przedsiębiorca,
• prokurent,
• akcjonariusz lub wspólnik,
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy Banku,
• stażysta, wolontariusz, praktykant,
• kandydat do pracy, o ile zgłasza informację o naruszeniu w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy z Bankiem lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy.

Przez sygnalistę, należy także rozumieć osobę fizyczną w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

Sygnalista może dokonać zgłoszenia za pomocą specjalnego, niezależnego
i autonomicznego kanału komunikacji zapewnianego przez Bank.

Kanał komunikacji zapewnia odpowiednie:

• środki i procedury komunikacji, które zapewniają poufność sygnaliście, także pomocnikom sygnalisty;
• ochronę danych osobowych sygnalisty, a także pomocników sygnalisty oraz osób powiązanych z sygnalistą;
• ochronę danych osobowych innych osób, w tym osób posądzanych o naruszenie,
  a także osób udzielających wyjaśnień w toku działań następczych.

Bank umożliwia sygnaliście możliwość dokonywania zgłoszeń:

• elektronicznie, kierowanych z prywatnego dedykowanego adresu e-mail wysyłanego spoza Banku na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.;
• pisemnie, w zamkniętej kopercie opatrzonej klauzulą „Poufne banku” adresowanej do Prezesa Zarządu, z dodaniem dopisku „do rąk własnych”, a w przypadku zgłoszenia dotyczącego członka Zarządu, adresowanej Rada Nadzorcza Powiatowego Banku Spółdzielczego w Zamościu, z dopiskiem „do rąk własnych”,
• osobiście, poprzez zgłoszenie chęci bezpośredniego spotkania jedną z dróg wskazanych w pkt. 1 do 2.

Zgłoszeń elektronicznych lub pisemnych należy dokonywać z wykorzystaniem udostępnionego poniżej wzoru formularza zgłoszenia naruszenia.

Przy składaniu zgłoszenia Bank rekomenduje podanie adresu do kontaktu (np. adresu korespondencyjnego lub adresu e-mail). Brak jego przekazania uniemożliwi przekazanie sygnaliście potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub informacji zwrotnej po zakończeniu działań następczych.

Bank zapewnia sygnalistom, a także pomocnikom sygnalisty, jak również osobom powiązanym z sygnalistą ochronę przed podejmowaniem wobec nich działań odwetowych, w tym o charakterze represyjnym lub wpływających na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegających na kierowaniu gróźb.

Sygnalista zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez RPO albo UKNF na zasadach określonych w Ustawie oraz procedurach tych organów dotyczących przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, która powinna określać w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo.

Formularz zgloszenia naruszenia do pobrania tutaj.

Klauzula informacyjna_Sygnalista do pobranai tutaj.